مدیریت کارها و افزایش بهره‌وری شخصی

22 اسفند 1394 - آزاد
یک بازه‌ای از زندگیم بود که نمی‌دونم برچه مبنائی به این نتیجه رسیدم که به جای انجام کارها در بازه‌ی زمانی، کارها رو بر اساس یک معیار دیگه انجام بدم. مثلاً به جای انجام روزانه نیم ساعت ورزش، ده تا شنا، ۳۰ تا دراز نشست و … انجام بدم. یا به جای مطالعه روزانه یک ربع ساعت انگلیسی، ده کلمه یا جمله انگلیسی یا یک صفحه انگلیسی بخونم. تصمیم گرفته بودم که به زمان کمتر اهمیت بدم و بیشتر به انجام یک مقدار یا تعداد کار توجه کنم!
آیا موفق شدم؟ تا حدودی بله! البته علت موفقیت نسبی‌ش این نبود که من راه درست رو پیدا کردم، بلکه علتش بیشتر این بود که می‌خواستم ثابت کنم ایده‌ی من درسته! بخاظر همین از این راه برنمی‌گشتم و مقاومت می‌کردم. اونقدرا هم به این مسیر ادامه ندادم، چون همه‌ی این دنیا بر اساس زمان طرح‌ریزی شده و همه‌ی آدم‌های اطرافت معیارشون زمانه. پس عمل کردن بدون توجه به زمان کمی آزار دهنده می‌شه. در حقیقت نظم تو نظم بقیه رو بهم می‌ریزه.

بعد از مدتی توی یک روز سرد زمستونی به سرم زد که آلمانی یاد بگیرم. تقریباً دو ماه پیش بود که بدون هیچ مکثی و به صورت آنی تصمیم گرفتم از امروز باید آلمانی یاد بگیرم (اینجا هم به صورت عمومی اعلام کردم). خلاصه که شروع کردم و سعی کردم هر روز صبح بعد از ناشتا اولین کارم این باشه که حداقل دو دوره زبان رو در دولینگو مرور کنم. باورش برای خودم هم سخت بود که بتونم نزدیک چهل روز هر صبح آلمانی بخونم. تا اینکه یه روز تصمیم گرفتم برای یک هدف دیگه اینکار رو کنار بگذارم و بعد دیدم که چقدر این کار سخته. دوست نداشتم از خوندن آلمانی دست بکشم صبح که از خواب بیدار می‌شدم حواسم دنبال این بود که آلمانی بخونم!
ولی داستان چیه؟ در حقیقت وسط‌های کار بودم که ذوق زده شدم و شروع کردم به خوندن مقاله در مورد مدیریت کارها و افزایش بهره‌وری. مقاله‌های جالبی خوندم که یکی از بهترین‌هاش  مقاله‌ای در Medium بود. نوشته شده توسط «بل بث کوپر» به عنوان «چگونه در سال ۲۰۱۵ من آدم سحرخیزی شدم، زبان جدیدی یاد گرفتم و سرعت مطالعه‌ی من پنج برابر بیشتر شد». این مقاله کارهایی رو که من به صورت اتفاقی انجام داده بودم رو برام روشن کرد. نشون داد که این یک روش درست و کاملاً منطقیه. که می‌شه با رعایت کردن چندتا دستورالعمل ساده، کاری کرد که یک عادت مثبت توی خودمون ایجاد کنیم، چیزهای بیشتری یاد بگیریم و کارهایی که همیشه دنبال انجام دادنشونیم و شکست می‌خوریم رو انجام بدیم.
برای اینکه بتونیم کاری رو تبدیل به عادت کنیم یکی از بهترین کارها اینه که اون کار رو به عادت‌های دیگه‌ای که داریم وابسته کنیم. یعنی چی؟ یعنی این‌که اگر عادت داریم که هر روز دوش بگیریم، می‌تونیم کار جدیدی رو به دوش گرفتن وابسته کنیم. مثلاً من هر روز دوش می‌گیرم و قرار گذاشتم که قبل از دوش گرفتن ۱۵ تا دراز و نشست انجام بدم. ۱۵ دراز و نشست خیلی کمه مگه نه؟ ولی این نکته‌ی بعدیه. می‌تونستم بگم ۳۰ تا یا شاید دو ست ۳۰ تائی، ولی به عمد ۱۵ دراز و نشست رو انتخاب کردم. چون کاملاً بارو دارم که ۱۵ تا چیزی نیست، وقتی از من نخواهد گرفت و ازش فرار نمی‌کنم. جالب‌تر این‌که معمولاً همیشه بیشتر انجام میدم. خوب معمولاً کارشناسان می‌گند برای ایجاد یک عادت بین یک تا دو ماه زمان لازمه. نکته جالب ماجرا همینه که وقتی این کار تبدیل به عادت شد می‌شه به راحتی کمینه‌ی انجام اون عمل رو افزایش داد و به جای ۱۵ دراز و نشست، شرط ۲۰ و بعد ۳۰ و بعد دو ست ۲۰ تائی رو قرار داد.
نکته‌ی بعدی برای انجام یک کار اینه که هرگز به ذهنتون اعتماد نکنید! برای یادآوری کارها از کاغذ، دفتر، تخته یادداشت، اپلیکیشن‌ها و … استفاده کنید. در حال حاضر من از Wunderlist و Trello برای برنامه‌ریزی‌هام و مدیریت کارهام استفاده می‌کنم. که هرکدوم کاربرد خاص خودشون رو دارند و البته جایگزین‌های فوق العاده ‌ای دارند.
در حال حاظر ترجیح من این دوتا برنامه هستند چون کارم رو راه می‌ندازند و پیچیده نیستند.
پس این سه اصل رو یادم نمی‌ره:
یک) وابسته کردن عادت جدید به یک عادت قدیمی
دو)  انتخاب کمینه انجام کار به صورت حداقلی
سه) استفاده از ابزارها برای کمک به حافظه
به امید روزی که آدم بهتری بشم 🙂